امروز دیگر شرکت‌های مشهور که سال‌ها پیش سیستم ارزیابی و بازبینی دوره‌ای عملکردکارکنان را ابداع کردند این عملکرد را متوقف کرده و از انجام ارزیابی سالانه یا فصلی عملکرد کارکنان خود دست کشیده‌اند و به جای اجرای این ارزیابی‌ها به ایجاد و نهادینه‌سازی فرهنگ سازمانی مبتنی بر رهنمون‌های خوب و بازخوردهای منطقی رو آورده‌اند.

در این رویکرد جدید تلاش می‌شود تا در جریان تصمیم‌گیری‌های مرتبط با افزایش حقوق، اعطای پاداش و ارتقای مقام از حداکثر منطق گرایی و شفافیت بهره گرفته شود.

با این همه، اگر شرکت یا سازمان شما همچنان از سیستم ارزیابی دوره‌ای استفاده می‌کند، نباید تصور کنید که این سیستم کاملا از دور خارج شده و هیچ گونه کارآیی ندارد چرا که این سیستم در بسیاری موارد قادر است تا حد بسیار زیادی به شفاف‌سازی امور و دقیق‌تر شدن کارکنان بر کارشان کمک کند.

به‌طور کلی، اگر ارزیابی دوره‌ای به شکل درستی صورت پذیرد از اهمیت بسیار و تعیین کنندگی فراوانی برخوردار خواهد بود و به همین دلیل موارد و نکات زیر برای تقویت اثربخشی این ارزیابی‌ها پیشنهاد می شود:

در ارزیابی‌های دوره ای، کارکنان خود را غافلگیر نکنید

اگر می‌خواهید پیام خاصی را به کارمندان منتقل‌سازید و به عبارت روشن‌تر «به آنها تلنگری بزنید»، این کار را از طریق نمره‌ای که در ارزیابی‌های دوره‌ای به آنها می‌دهید، انجام ندهید. به جای این کار سعی کنید تا در قالب بازخورد و رهنمون‌های کاربردی چنین پیام‌ها و تلنگرهایی را انتقال دهید.

فقط بر قضاوت‌های یکجانبه خود تکیه نکنید

مدیران نباید صرفا بر اساس قضاوت شخصی خود در مورد عملکرد کارکنان، اعلام نظر کنند و به آنها نمره‌های عددی و کمی بدهند بلکه بهتر است ضمن مشورت با دیگران از جمله خود کارکنان و توجه به محدودیت‌ها و موانع موجود بر سر راه تحقق اهداف و خواسته‌ها در این زمینه اقدام کنند.

از خود کارکنان بخواهید به خودشان نمره ارزیابی بدهند

اینکه به کارکنان این امکان داده شود تا در مرحله اول خودشان را ارزیابی کرده و نمره بدهند باعث خواهد شد تا این تفکر درون سازمان و میان کارکنان شکل گیرد که ارزیابی دوره‌ای کارکنان یک فرآیند دوسویه و تعاملی است و چیزی نیست که فقط توسط مدیریت و بدون توجه به اظهارنظرهای کارکنان صورت پذیرد.

ارزیابی‌های دوره‌ای را حتما به‌صورت مکتوب ارسال کنید

هنگامی که مدیری می‌خواهد نمره‌ای را برای بخش‌های مختلف ارزیابی یک فرد در نظر بگیرد در زمان نوشتن آن، با دقت و مسوولیت‌پذیری بیشتری رفتار می‌کند. به این ترتیب اثربخشی روند ارزیابی دوره‌ای را افزایش می دهند.

برای هر جلسه بازبینی عملکرد حداقل ۵۰ دقیقه وقت بگذارید

حداقل زمان مورد نیاز برای هم‌صحبت شدن با هر کدام از کارمندان و ارائه توضیحات در ارتباط با عملکردشان و نمره ارزیابی کسب شده، ۵۰ دقیقه است تا چند دقیقه‌ای صرف زمان آماده‌سازی ذهن فرد و ایجاد جو صمیمانه با او شود و سپس طرفین به اصل قضیه برسند. همچنین بهتر است بین هر جلسه بازبینی عملکرد با جلسه بعدی حداقل ۱۰ دقیقه وقفه وجود داشته باشد.

نیمی از زمان جلسه بازبینی را صرف بررسی گذشته کنید و نیمی را صرف نگاه به آینده

در جریان برگزاری جلسه بازبینی عملکرد، نیمی از وقت اختصاص‌یافته را به صحبت در مورد گذشته و عملکرد پیشین افراد بپردازید و در نیمه دوم روی چشم‌اندازهای آینده و برنامه‌های آتی تمرکز کنید.

در پایان جلسه خبر ارتقای مقام یا تنزل درجه افراد را بدهید

اگر مدیران قصد ارتقا یا تنزل مقام یک فرد را دارند حتما این کار را به دقایق پایانی جلسه بازبینی موکول کنند، چراکه در غیر این صورت تمام توجه فرد به این موضوع متمرکز خواهد شد و در نتیجه او از توجه به آنچه در مورد مفاد فرم‌های ارزیابی‌اش بیان می‌کنید، غافل خواهد شد و این غفلت او و شما را از هدف نهایی ارزیابی عملکرد محروم خواهد ساخت.